Plán obnovy - Preukazovanie hospodárnosti - Q&A
Plán obnovy - Preukazovanie hospodárnosti na základe požiadaviek Príručky k procesu verejného obstarávania / obstarávania pre projekty financované z POO(časté otázky a odpovede) | ||
|---|---|---|
| č. | Otázka | Odpoveď |
| 1 | Ak tomu rozumiem správne, napríklad rezervácia hotela na konferenciu musí podliehať vopred spravenému verejnému obstarávaniu a to pôjde cez CPP (e-GRANT) do VA a bude sa čakať, či to vôbec schvália? | Obstarávať treba len kapitálové výdavky, teda nad 1700 €. Pre ubytovanie Vám stačí mať tri cenové ponuky, z ktorých najnižšia bude tá, kde budete bývať. Buď si ich vyžiadate mailami z rôznych hotelov, alebo budete mať internetové ponuky napríklad z ich stránok, alebo z bookingu. Cez e-grant ani obstarávanie nemusíte nič robiť. |
2 | Čo ak máme objednávku, ktorá už je zrealizovaná a nerobilo sa obstarávanie (rutinný materiál do laboratória, ktorý väčšinou objednávame z KVANTu)? | Aj na všetky objednávky a nákupy od začiatku čerpania prostriedkov musí byť preukázaná hospodárnosť a to samozrejme s dátumom pred ich objednaním/zakúpením. |
| 3 | Riadime sa aj naďalej internými pravidlami Univerzity alebo nejakými inými? Rozumiem preukazovaniu hospodárnosti pri nákupe tovaru. Ako mám však v praxi preukazovať hospodárnosť napr. výberu ubytovania v zahraničí počas konferencie (ktoré nevybavuje organizátor konferencie) alebo kúpu letenky na zahraničnú konferenciu? | V prípade čerpania prostriedkov z Plánu obnovy nepostupujete podľa našich interných fakultných pravidiel, ale podľa príručky pre VO, ktorú sme Vám posielali. Hospodárnosť ubytovania preukážete tak, že pred jeho objednaním nájdete ďalšie dve ponuky pre dané miesto a termín, ktoré budú drahšie (napríklad aj cez booking.com). Rovnaký postup platí aj pre letenky. Pokiaľ nie je možné nájsť inú cenu letenky (napríklad tam lieta len jedna spoločnosť a letenky sa dajú kúpiť len od nej), tak takýto príklad si treba zadokumentovať a bude slúžiť ako zdôvodnenie, prečo ste nerobili výber. V prípade, že ubytovanie zabezpečuje organizátor konferencie, uvediete túto skutočnosť do Záznamu z prieskumu trhu, ktorého vzor tvorí prílohu Príručky pre VO pod názvom „Príloha č. 1 Záznam z prieskumu trhu_v 1.1“. |
| 4 | Stačia nám pri podlimitnej zákazke na bežne dostupný tovar tri cenové ponuky a bežný postup ako pri nakúpe z iných projektov? | Neviem presne, čo myslíte postupom pri iných projektoch, ale áno, stačia Vám 3 cenové ponuky. Buď oslovíte priamo predajcov, alebo si pozriete internetové obchody a spravíte si tlač/ print screen stránky. Pri screenshote je dôležité aby bol zachytený aj systémový dátum a čas. A pri e-shopoch je potrebné porovnávať tzv. Celkový náklad, t. z. cena produktu + cena za platbu + cena za dopravu, nie len samotný tovar. |
| 5 | Potrebujem tri cenové ponuky ak chcem zaplatiť za ubytovanie, ktoré nie je organizované v rámci konferencie, priamo z grantu? Čo ak si ubytovanie uhradím zo súkromných prostriedkov a vyúčtujem až po ukončení služobnej cesty? Musím tiež vydokladovať 3 ponukami výhodnosť nákupu? Vzťahuje sa to iste aj na letenky? | Áno, pre zakúpenie ubytovania potrebujete 3 cenové ponuky a to aj v prípade, že ho chcete najskôr uhradiť z vlastných zdrojov. Vo výsledku ho totiž platíte z grantu a tam je potrebné preukázať hospodárnosť. Áno, rovnaká povinnosť sa vzťahuje aj na letenky |
| 6 | Ako postupovať pri kúpe cestovného lístka/letenky, keď cestujem na konferenciu? Ak potrebujem viaceré „cenové ponuky“, znamená to prakticky, že si musím nájsť aj ďalšie možnosti cestovania/iné spojenia a tie porovnávať s mojím vybraným lístkom/letenkou? Akým spôsobom a v akej forme toto porovnanie spraviť? Stačia len údaje z webu (napr. cez screenshot PC obrazovky), s informáciou koľko iné spojenia/letenky stoja? | Ďalšie dve cenové ponuky okrem tej, ktorú využijete musia byť určite drahšie. Spôsoby a forma preukazovania nie sú predpísané. Môžete buď osloviť tri spoločnosti, ktoré takúto službu/tovar ponúkajú, alebo si pozrieť rôzne ponuky na internete, alebo využiť služby porovnávacích stránok. Tu však upozorňujeme, že Vaša ponuka musí byť v danom prehľade najlacnejšia. Áno stačí aj screenshot obrazovky. Pri všetkých výdavkoch platí zásada podľa bodu 8.2.1 Príručky VO: „je prijímateľ povinný, ak je to objektívne možné, preukázať hospodárnosť“. Teda pokiaľ viete zdôvodniť, že napríklad pre danú cestu neexistujú iné alternatívy, hospodárnosť preukazovať nemusíte. Takéto zdôvodnenie je však potrebné zaznamenať do Záznamu z prieskumu trhu, ktorého vzor tvorí prílohu Príručky pre VO pod názvom „Príloha č. 1 Záznam z prieskumu trhu_v 1.1“. |
| 7 | Ako postupovať pri kúpe ubytovania počas konferencie? Tiež si musím nájsť aj iné možnosti ubytovania a tie porovnávať s mojím vybraným ubytovaním? Akým spôsobom a v akej forme toto porovnanie spraviť? | Áno, táto povinnosť sa vzťahuje aj na ubytovanie. Spôsoby a forma preukazovania nie sú predpísané. Môžete buď osloviť tri spoločnosti, ktoré takúto službu/tovar ponúkajú, alebo si pozrieť rôzne ponuky na internete, alebo využiť služby porovnávacích stránok. Tu však upozorňujeme, že Vaša ponuka musí byť v danom prehľade najlacnejšia. |
| 8 | Ako postupovať pri ostatných položkách z pracovných ciest, ako sú cestovné poistenie, tlač posteru na konferenciu a pod.? | V prípade všetkých položiek, pri ktorých je možné preukázať hospodárnosť, to tak musíte urobiť. Pri všetkých výdavkoch platí zásada podľa bodu 8.2.1 Príručky VO: „je prijímateľ povinný, ak je to objektívne možné, preukázať hospodárnosť“. Teda pokiaľ viete zdôvodniť, že napríklad pre danú položku neexistujú iné alternatívy, hospodárnosť preukazovať nemusíte. Takéto zdôvodnenie je však potrebné zaznamenať do Záznamu z prieskumu trhu, ktorého vzor tvorí prílohu Príručky pre VO pod názvom „Príloha č. 1 Záznam z prieskumu trhu_v 1.1“. |
| 9 | Cestoval som/budem cestovať na domácu konferenciu vlastným autom. Ako v tomto prípade postupovať? | Na tankovanie sa porovnanie cien a preukázanie hospodárnosti nevzťahuje. Dajte si však pozor, aby pri Vašom cestovnom prípade nebola uplatnená zásada, že Vám bude preplatená cena cestovného lístka 2. triedy. V takom prípade by ste mali doložiť (ak je to možné), ďalšie dve drahšie ponuky cestovných lístkov. Tiež je potrebné mať pre prípad kontroly prichystané zdôvodnenie, prečo ste nevyužili verejnú dopravu (napríklad priveľká časová strata pri prestupoch, alebo potreba prepravy doplnkových predmetov (veľký rollup a pod.). Pri použití vozidla tiež zvážte, či nie je výhodnejšie použitie fakultného vozidla namiesto vlastného. Pri kratších vzdialenostiach to môže byť výhodnejšie. |
| 10 | Ako postupovať pri objednávaní akéhokoľvek tovaru v akejkoľvek sume? Potrebujem viac cenových ponúk? Akým spôsobom a v akej forme ich zbierať a porovnávať? | Áno, pri všetkých nákupoch tovarov potrebujete preukázať hospodárnosť. Spôsoby a forma preukazovania nie sú predpísané. Môžete buď osloviť tri spoločnosti, ktoré takúto službu/tovar ponúkajú, alebo si pozrieť rôzne ponuky na internete, alebo využiť služby porovnávacích stránok. Tu však upozorňujeme, že Vaša ponuka musí byť v danom prehľade najlacnejšia. To sa týka samozrejme len výdajov za tovary a služby ktorých cena v danom kalendárnom roku nepresiahne 50 tis. EUR (Súhrnne za celú fakultu. Napr. pokiaľ sumár všetkých leteniek za rok presiahne 50 tis. už nestačí porovnávanie, ale potrebujete podlimitnú súťaž podľa § 108 alebo § 110.) |
| 11 | Rozumiem tomu správne, že fakulte/univerzite nemusíme preukazovať hospodárnosť nad rámec platných predpisov? Dôležité však je, aby som to vedel preukázať hospodárnosť pred prípadným budúcim auditom. | Fakulte preukazujete hospodárnosť pri nákupe nad 1000 eur. V prípade projektu so skutočným vykazovaním výdavkov nákupu preukazujete hospodárnosť priamo v žiadosti o refundáciu/vyúčtovanie zálohy. Pokiaľ sú prostriedky na Vašom grante vykazované formou zjednodušeného financovania, preukazovanie hospodárnosti si archivujete len pre prípadný audit. |
| 12 | Chcem sa opýtať na spôsob preukazovania skupiny výdavkov (napríklad pri nákupe chemikálii). Z dôvodu úspory nakupujeme štandardne viacero chemikálií pre prístroje naraz (napríklad objednávame spolu aj 10 rôznych chemikálii). Môžeme v takomto prípade preukazovať hospodárnosť (prieskum trhu) pre celú skupinu naraz, alebo to musíme robiť pre každú chemikáliu osobitne? | V Príručke k procesu VO, kap. 8.5 Pravidlá pre zadávanie zákaziek tzv. malého rozsahu, bod 2. je uvedené nasledovné: Aby nedošlo k nedovolenému využitiu „priameho zadania“, v zmysle účelového rozdelenia plnení, ktoré navzájom spolu súvisia, do viacerých zákaziek malého rozsahu, s cieľom vyhnúť sa prísnejšiemu postupu zadávania zákazky prostredníctvom prieskumu trhu, je potrebné zohľadňovať existenciu časovej, miestnej a vecnej/funkčnej súvislosti medzi jednotlivými samostatne zadanými zákazkami. Rozhodujúcu úlohu zohráva aj okruh dodávateľov, ktorí sú schopní takýto druh zákazky zrealizovať. Ak ide o plnenia, kde je predpoklad, že jeden dodávateľ by mal záujem o celú zákazku, ide o dôležitú indíciu, že plnenie by malo byť predmetom jednej zákazky. Z uvedeného vyplýva, že je možné zrealizovať prieskum trhu pre celú skupinu chemikálií (alebo obdobných tovarov) naraz. Opäť platí že nie je možné deliť nákup na „z Plánu obnovy“ a „z vlastných zdrojov“. Celková suma nesmie presiahnuť 50tis. eur bez DPH. |
| 13 | Musím preukazovať hospodárnosť aj v prípade, ak nakupujem tovar napríklad cez DNS (Dynamický nákupný systém) alebo Market? | V prípade nákupov cez rámcové zmluvy hospodárnosť preukazovať nemusíte. Je však potrebné, aby ste CPP informovali o takomto nákupe, pretože na CPP musíme predložiť takúto zmluvu a jej obstaranie na posúdenie VAIA. |
Späť na KALENDÁR projektov