INFO - Informacie o MFF UK

Agenda objednavok (IS: 2223)

120594-V18-OBJEDN 

                        Agenda objednavok                        
                        (skratena verzia)                        


Objednavka je doklad sluziaci na objednanie  tovaru,  prac  alebo 
sluzieb. Realizuje sa na jednom  zo  4  standardnych  tlaciv  pre 
objednavky podla toho,  ci  sa  objednavana  vec  bude  hradit  z 
investicnych  alebo  neinvesticnych  prostriedkov   a   ci   text 
objednavky je slovensky alebo anglicky.

Zakladne udaje, ktore musi objednavka okrem podpisov  opravnenych 
osob obsahovat, su:

- cislo objednavky
- adresa dodavatela
- adresa prijimatela (na urovni pracoviska)
- predmet objednavky
- predbezna cena
- meno a telefonicke spojenie na osobu, ktora objednavku vybavuje
- datum vystavenia objednavky
- zdovodnenie

Podnetom pre vznik objednavky  je  potreba  tovaru,  prace  alebo 
sluzby pre zabezpecenie niektorej z cinnosti  fakulty.  U  kazdej 
objednavky musi byt  v  case  jej  vystavenia  zname,  z  ktorych 
prostriedkov sa bude hradit dodavka uskutocnena na zaklade  tejto 
objednavky.

Podstatnu cast  agendy  suvisiacej  so  spracovavanim  objednavok 
zabezpecuju utvary dekanatu. Konkretne su to nasledujuce utvary:
-  Oddelenie  prevadzky  -  objednavky  suvisiace  s  udrzbou   a 
prevadzkou budov, opravami a inymi sluzbami.
- Referat MTZ- objednavky materialu a predmetov neinvesticneho  a 
investicneho charakteru.
-  Referat  zahranicnych  stykov  -   objednavky   suvisiace   so 
zahranicnymi cestami a ubytovanim zahranicnych hosti.
- Referat planu a rozpoctu -  objednavky  pre  hromadne  akcie  a 
tuzemske ubytovanie. 

Agendu  objednavok  na  knihy  a  casopisy  zabezpecuje  fakultna 
kniznica.

Ziadatelom o vystavenie objednavky je spravca  fondu,  z  ktoreho 
sa bude objednavka hradit. Poskytne prislusnemu utvaru (budeme ho v 
dalsom nazyvat vybavujucim utvarom) nasledujuce udaje:

- adresu dodavatela
- adresu prijimatela 
- predmet objednavky
- predbeznu cenu
- strucne zdovodnenie potreby
- fond, z ktoreho sa bude objednavka hradit
- meno a telefonicke spojenie na osobu, ktora objednavku vybavuje

Udaje poskytuje spravidla na zodpovedajucom  tlacive  objednavky. 
Tlacivo sa vyplna v piatich exemplaroch. Prve dva su  urcene  pre 
dodavatela, treti pre vybavujuci utvar, stvrty pre zalozenie  ako 
sucast uctovneho dokladu  a  posledny  je  kopia  pre  ziadatela. 

Zdovodnenie sa pise na treti az piaty exemplar, v ramci  neho  sa 
uvedie aj oznacenie fondu, z ktoreho sa bude  objednavka  hradit. 
Zdovodnenie podpisuje spravca tohoto  fondu  (veduci  pracoviska, 
veduci vyskumnej ulohy, zodpovedny pracovnik ulohy HC a pod.). Ak 
ma byt objednavka hradena z viacerych fondov, uvedie sa  v  ramci 
zdovodnenia  rozpis  jej  krytia  a  podpisom  potvrdeny   suhlas 
vsetkych zainteresovanych spravcov fondov. Ak  ide  o  objednavku 
veci,  ktorou  sa  zvysi  hodnota   niektoreho   z   existujucich 
evidovanych predmetov, je nevyhnutne v zdovodneni tuto skutocnost 
uviest spolu s inventarnym cislom tohoto predmetu. Ak sa jedna  o 
objednavku opravy zariadenia, uvedie sa v  zdovodneni  tiez  jeho 
inventarne cislo.

Zdovodnenia sa v zrejmych pripadoch mozu obmedzit len na uvedenie 
prostriedkov, z ktorych  bude  dodavka  hradena  a  konstatovanie 
nevyhnutnosti objednavanej  veci  pre  pedagogicky  proces,  chod 
pracoviska, realizaciu vyskumnej ulohy a  pod.  V  nestandardnych 
pripadoch alebo v  case  mimoriadnych  uspornych  opatreni  treba 
uviest dovody podrobne.

Vynimku z pravidla, ze  ziadatelom  o  vystavenie  objednavky  je 
spravca  fondu,  z  ktoreho  sa  bude   objednavka   hradit,   je 
objednavanie oprav hradenych z centralnych fondov. Tu je spravcom 
fondu veduci oddelenia prevadzky,  ale  ziadatelom  o  vystavenie 
objednavky  je   pracovisko,   do   ktoreho   kompetencie   patri 
starostlivost o zariadenie, ktore treba  opravit.  Veduci  tohoto 
pracoviska vypracuje a podpise  len  vecnu  stranku  zdovodnenia, 
fond, z ktoreho sa  oprava  bude  hradit, doplni  do  zdovodnenia 
veduci oddelenia prevadzky.

Objednavat mozno len u pravnickych alebo fyzickych osob, ktore su 
opravnene vykonavat objednavanu cinnost.

Objednavky na predmety, sluzby a prace, ktore v zmysle vonkajsich 
predpisov podliehaju vyberovemu konaniu,  mozno  vystavit az  po 
realizacii tohoto konania.

Vybavujuci utvar  spracuje  objednavku  a  prvy,  druhy  a  piaty 
exemplar odovzda ziadatelovi, ktory na tretom  exemplari  potvrdi 
ich prevzatie. 

Poznamka o proforma objednavkach: V praxi  sa  niekedy  vyskytuju 
uhrady, ktore  nevznikaju  ako  dosledok  standardnej  objednavky 
(napr. uhrady v ramci dlhodobych  zmluv  a  pod.).  Z  formalneho 
hladiska je potrebne, aby aj k takymto uhradam  vznikla  v  danom 
roku objednavka, aj ked nebude odoslana  dodavatelovi.  Vystavuje 
sa rovnakym sposobom ako standardna  objednavka,  pricom  nie  je 
potrebne vystavovat exemplare pre dodavatela.  Dodanie  podkladov 
pre objednavku je povinny predpisanym sposobom zabezpecit spravca 
prislusneho fondu. Oznaci ju  na  hornom  okraji  zaroven  slovom 
PROFORMA.


                        Agenda objednavok                        
                          (uplna verzia)                         


Objednavka je doklad sluziaci na objednanie  tovaru,  prac  alebo 
sluzieb. Realizuje sa na jednom  zo  4  standardnych  tlaciv  pre 
objednavky podla toho,  ci  sa  objednavana  vec  bude  hradit  z 
investicnych  alebo  neinvesticnych  prostriedkov   a   ci   text 
objednavky je slovensky alebo anglicky.

Zakladne udaje, ktore musi objednavka okrem podpisov  opravnenych 
osob obsahovat, su:

- cislo objednavky
- adresa dodavatela
- adresa prijimatela (na urovni pracoviska)
- predmet objednavky
- predbezna cena
- meno a telefonicke spojenie na osobu, ktora objednavku vybavuje
- datum vystavenia objednavky
- zdovodnenie

Podnetom pre vznik objednavky  je  potreba  tovaru,  prace  alebo 
sluzby pre zabezpecenie niektorej z cinnosti  fakulty.  U  kazdej 
objednavky musi byt  v  case  jej  vystavenia  zname,  z  ktorych 
prostriedkov sa bude hradit dodavka uskutocnena na zaklade  tejto 
objednavky.

Podstatnu cast  agendy  suvisiacej  so  spracovavanim  objednavok 
zabezpecuju utvary dekanatu. Konkretne su to nasledujuce utvary:
-  Oddelenie  prevadzky  -  objednavky  suvisiace  s  udrzbou   a 
prevadzkou budov, opravami a inymi sluzbami.
- Referat MTZ- objednavky materialu a predmetov neinvesticneho  a 
investicneho charakteru.
-  Referat  zahranicnych  stykov  -   objednavky   suvisiace   so 
zahranicnymi cestami a ubytovanim zahranicnych hosti.
- Referat planu a rozpoctu -  objednavky  pre  hromadne  akcie  a 
tuzemske ubytovanie. 

Agendu  objednavok  na  knihy  a  casopisy  zabezpecuje  fakultna 
kniznica.

Ziadatelom o vystavenie objednavky je spravca  fondu,  z  ktoreho 
sa bude objednavka hradit. Poskytne prislusnemu utvaru (budeme ho v 
dalsom nazyvat vybavujucim utvarom) nasledujuce udaje:

- adresu dodavatela
- adresu prijimatela 
- predmet objednavky
- predbeznu cenu
- strucne zdovodnenie potreby
- fond, z ktoreho sa bude objednavka hradit
- meno a telefonicke spojenie na osobu, ktora objednavku vybavuje

Udaje poskytuje spravidla na zodpovedajucom  tlacive  objednavky. 
Tlacivo sa vyplna v piatich exemplaroch. Prve dva su  urcene  pre 
dodavatela, treti pre vybavujuci utvar, stvrty pre zalozenie  ako 
sucast uctovneho dokladu  a  posledny  je  kopia  pre  ziadatela. 

Zdovodnenie sa pise na treti az piaty exemplar, v ramci  neho  sa 
uvedie aj oznacenie fondu, z ktoreho sa bude  objednavka  hradit. 
Zdovodnenie podpisuje spravca tohoto  fondu  (veduci  pracoviska, 
veduci vyskumnej ulohy, zodpovedny pracovnik ulohy HC a pod.). Ak 
ma byt objednavka hradena z viacerych fondov, uvedie sa  v  ramci 
zdovodnenia  rozpis  jej  krytia  a  podpisom  potvrdeny   suhlas 
vsetkych zainteresovanych spravcov fondov. Ak  ide  o  objednavku 
veci,  ktorou  sa  zvysi  hodnota   niektoreho   z   existujucich 
evidovanych predmetov, je nevyhnutne v zdovodneni tuto skutocnost 
uviest spolu s inventarnym cislom tohoto predmetu. Ak sa jedna  o 
objednavku opravy zariadenia, uvedie sa v  zdovodneni  tiez  jeho 
inventarne cislo.

Zdovodnenia sa v zrejmych pripadoch mozu obmedzit len na uvedenie 
prostriedkov, z ktorych  bude  dodavka  hradena  a  konstatovanie 
nevyhnutnosti objednavanej  veci  pre  pedagogicky  proces,  chod 
pracoviska, realizaciu vyskumnej ulohy a  pod.  V  nestandardnych 
pripadoch alebo v  case  mimoriadnych  uspornych  opatreni  treba 
uviest dovody podrobne.

Vynimku z pravidla, ze  ziadatelom  o  vystavenie  objednavky  je 
spravca  fondu,  z  ktoreho  sa  bude   objednavka   hradit,   je 
objednavanie oprav hradenych z centralnych fondov. Tu je spravcom 
fondu veduci oddelenia prevadzky,  ale  ziadatelom  o  vystavenie 
objednavky  je   pracovisko,   do   ktoreho   kompetencie   patri 
starostlivost o zariadenie, ktore treba  opravit.  Veduci  tohoto 
pracoviska vypracuje a podpise  len  vecnu  stranku  zdovodnenia, 
fond, z ktoreho sa  oprava  bude  hradit, doplni  do  zdovodnenia 
veduci oddelenia prevadzky.

Objednavky mozno vystavit len na pravnicke alebo  fyzicke  osoby, 
ktore su opravnene vykonavat objednavanu cinnost.

Objednavky na predmety, sluzby a prace, ktore v zmysle vonkajsich 
predpisov podliehaju vyberovemu konaniu,  mozno  vystavit az  po 
realizacii tohoto konania.

Vybavujuci utvar skontroluje  pomocou  ekonomickeho  informacneho 
systemu (EIS) alebo osobitnych pokynov, ci  je  objednavka  kryta 
financnymi  prostriedkami  a  ak  ano,  predlozi  ju  na   podpis 
tajomnikovi resp. poverenemu pracovnikovi fakulty. Po podpise  sa 
objednavka vrati na vybavujuci utvar, ktory doplni do nej cislo a 
rozpoctove udaje, zaeviduje ju do EIS a knihy objednavok a  prvy, 
druhy a piaty  exemplar  odovzda  ziadatelovi,  ktory  na  tretom 
exemplari potvrdi  ich prevzatie. 

Cislo objednavky ma nasledujucu strukturu:

kod_vybavujuceho_utvaru/rok/poradove_cislo/pracovisko

kde:

"kod_vybavujuceho_utvaru" je trojmiestne cislo podla nasledujucej 
tabulky 

070 - referat MTZ - investicne objednavky
071 - referat planu a rozpoctu
072 - oddelenie prevadzky
073 - referat MTZ
074 - referat zahranicnych stykov
075 - fakultna kniznica
076 - financna uctaren 
077 - referat spoluprace s praxou

Poznamka:  financna  uctaren   a  referat  spoluprace  s   praxou 
nevybavuju v sucasnosti priamo agendu ziadnych  objednavok.  Maju 
vsak svoje kody, ktore sa pouzivaju v cislach faktur, ktore tieto 
utvary vystavuju.

"rok" je posledne  dvojcislie  roku,  v  ktorom  bola  objednavka 
vystavena

"poradove_cislo" je poradove cislo  objednavky  v  danom  roku  v 
ramci vybavujuceho utvaru uvedene bez uvodnych nul

"pracovisko" je ciselny kod pracoviska  ziadatela,  teda  spravcu 
fondu, z ktoreho sa bude objednavka hradit. V  pripade,  ze  bude 
hradena z viacerych fondov, uvedie sa udaj odpovedajuci jednemu z 
nich. U fondov spravovanych prodekanmi alebo dekanom z titulu ich 
funkcie sa ako pracovisko uvedie dekanat.

Poznamka o proforma objednavkach: V praxi  sa  niekedy  vyskytuju 
uhrady, ktore  nevznikaju  ako  dosledok  standardnej  objednavky 
(napr. uhrady v ramci dlhodobych  zmluv  a  pod.).  Z  formalneho 
hladiska je potrebne, aby aj k takymto uhradam  vznikla  v  danom 
roku objednavka, aj ked nebude odoslana  dodavatelovi.  Vystavuje 
sa rovnakym sposobom ako standardna  objednavka,  pricom  nie  je 
potrebne vystavovat exemplare pre dodavatela.  Dodanie  podkladov 
pre objednavku je povinny predpisanym sposobom zabezpecit spravca 
prislusneho fondu. Oznaci ju  na  hornom  okraji  zaroven  slovom 
PROFORMA.

Dátum poslednej aktualizácie tohto dokumentu: 4.8.95.
Posledná aktualizácia údajov v systéme: 091006-V393.