INFO - Informacie o MFF UK

Agenda dodavatelskych (doslych) faktur (IS: 2224)

120594-V19-FAKDOSLE


              Agenda dodavatelskych (doslych) faktur             
                        (skratena verzia)                        


Dodavatelske  faktury  prichadzaju  na   fakultu   bud   listovou 
zasielkou  otvaranou  v  podatelni,  alebo  ako  sucast  zasielky 
neotvaranej v podatelni, alebo osobnym prevzatim  od  dodavatela. 
Po prichode na fakultu musia byt vsetky faktury  najprv  dorucene 
do podatelne, ktora ich po oznaceni prezentacnou peciatkou  ihned 
odovzda do financnej uctarne.

Za  dorucenie  faktur,  ktore  pridu  zasielkou   neotvaranou   v 
podatelni, do podatelne, je zodpovedny adresat  a  faktur,  ktore 
pridu osobnym prevzatim od dodavatela, je  zodpovedny  pracovnik, 
ktory prikazal osobne prevzatie. Pokial faktura prisla postou, je 
potrebne k nej prilozit aj obalku, v ktorej prisla.

Financna uctaren prideli fakture evidencne cislo, prilozi  k  nej 
likvidacny list s vyplnenymi udajmi v casti 1  a  postupi  ju  na 
prislusny vybavujuci utvar. 

Vybavujuci utvar pripoji k fakture a  likvidacnemu  listu  stvrty 
exemplar objednavky (ak ide o prvu fakturu k danej objednavke; ak 
ide  o  druhu  alebo  dalsiu  fakturu,  uvedie  to  v   casti   8 
likvidacneho listu), vyplni udaje v casti 2 likvidacneho listu  a 
postupi tieto doklady proti podpisu v evidencnom zosite faktur na 
pracovisko spravcu fondu (v dalsom  zodpovedneho  pracovnika),  z 
ktoreho sa  faktura  ma  hradit.  Moze  to  urobit  priamo  (teda 
zastupca  pracoviska  si  prevezme  doklady   proti   podpisu   v 
evidencnom zosite faktur priamo na vybavujucom pracovisku)  alebo 
cez podatelnu (prevzatie v  tomto  pripade  potvrdi  vybavujucemu 
utvaru podatelna).

Zodpovedny pracovnik svojim podpisom v casti 3 likvidacneho listu 
potvrdi dodavku a spravnost fakturovanych poloziek  z  vecneho  a 
ciselneho  hladiska.  Uvedie  datum  podpisu  a   vrati   doklady 
vybavujucemu utvaru.

Ak  zodpovedny  pracovnik  potrebuje  k   potvrdeniu   spravnosti 
fakturovanych poloziek vyjadrenie inych pracovnikov, poziada ich, 
aby ho uviedli do  casti  8  likvidacneho  listu.

Ak dodavka fakturovanych poloziek nebola este  realizovana,  lebo 
ide  o  platbu  predom,  zodpovedny  pracovnik  skontroluje,   ci 
fakturovane polozky suhlasia s objednanymi, urobi o tom zaznam  v 
casti 8 a vrati doklady vybavujucemu utvaru. Ak  nejde  o  platbu 
predom a dodavka nebola realizovana, informuje o  tom  vybavujuci 
utvar a v zavaznych pripadoch aj tajomnika a v  dalsom  postupuje 
podla ich pokynov.

Ak  sa  pri  kontrole  vecnej  a   ciselnej   spravnosti   zistia 
nezrovnalosti, zodpovedny pracovnik  vyhotovi  o  nich  zaznam  a 
vyznaci tuto skutocnost v casti 3 likvidacneho listu. Na  zaklade 
tohoto  zaznamu  vybavujuci  utvar  pripravi  sprievodny  list  a 
financna   uctaren   vrati   fakturu   so   sprievodnym    listom 
dodavatelovi.

Ak sa pri vecnej a ciselnej kontrole potvrdila spravnost faktury, 
postupi vybavujuci utvar fakturu na uhradenie a zaznamena  ju  do 
EIS fakulty.

Ak vybavujuci utvar obdrzal pred odoslanim faktury na  pracovisko 
dodaci list potvrdeny zodpovednym pracovnikom a ak  je  z  tohoto 
dodacieho listu zrejme, ze  faktura  je  z  vecneho  a  ciselneho 
hladiska v sulade s dodavkou, vyznaci tuto skutocnost v  casti  3 
likvidacneho listu a doklady na pracovisko neposiela.

Ak islo o platbu predom,  vratia  sa  vsetky  doklady  po  uhrade 
prostrednictvom vybavujuceho utvaru na zodpovedajuce  pracovisko. 
Tu zotrvaju az do casu realizacie dodavky.  Po  tejto  realizacii 
zodpovedny pracovnik potvrdi v casti 3 likvidacneho listu vecnu a 
ciselnu spravnost dodavky a vrati doklady vybavujucemu utvaru.

Vsetky utvary, cez ktore  doklady  prechadzaju,  su  povinne  ich 
spracovat bez zdrzovania. V pripade financneho postihu fakulty zo 
strany dodavatela sposobeneho  neskorym  uhradenim  faktury,  je 
pracovnik, ktory zdrzanie bez vazneho dovodu zapricinil, za skodu 
v zmysle platnych predpisov hmotne zodpovedny. 

Uhrady do zahranicia maju svoje specifika,  z  ktorych  vyplyvaju 
niektore  upravy  oproti  standardnemu  postupu.  Tieto  sa  vsak 
netykaju priamo zodpovednych pracovnikov.


              Agenda dodavatelskych (doslych) faktur             
                          (uplna verzia)                         


Dodavatelske  faktury  prichadzaju  na   fakultu   bud   listovou 
zasielkou  otvaranou  v  podatelni,  alebo  ako  sucast  zasielky 
neotvaranej v podatelni alebo osobnym prevzatim od dodavatela. Po 
prichode na fakultu musia byt vsetky faktury najprv  dorucene  do 
podatelne, ktora ich po  oznaceni  prezentacnou  peciatkou  ihned 
odovzda do financnej uctarne.

Za  dorucenie  faktur,  ktore  pridu  zasielkou   neotvaranou   v 
podatelni, do podatelne, je zodpovedny adresat  a  faktur,  ktore 
pridu osobnym prevzatim od dodavatela, je  zodpovedny  pracovnik, 
ktory prikazal osobne prevzatie. Pokial faktura prisla postou, je 
potrebne k nej prilozit aj obalku, v ktorej prisla.

Financna uctaren:

Ak  faktura  obsahuje  formalne  nedostatky,  informuje  o   nich  
veduceho  ekonomickeho  oddelenia.  Za  formalny  nedostatok   sa 
povazuje, ak na fakture chyba niektory z nasledujucich udajov:

- nazov (meno) fakturujucej pravnickej alebo fyzickej osoby
- jej identifikacne cislo 
- jej cislo uctu 
- cislo objednavky, na zaklade ktorej bola faktura vystavena
- celkova fakturovana suma vyjadrena ciselne aj slovom
- podpis zastupcu fakturujucej pravnickej alebo fyzickej osoby

Veduci ekonomickeho oddelenia rozhodne, ci formalny nedostatok je 
takeho charakteru, ze fakturu treba vratit dodavatelovi alebo  ju 
mozno uhradit. V prvom pripade prikaze financnej  uctarni  vratit 
fakturu  dodavatelovi   s   vysvetlujucim   sprievodnym   listom. 
Sprievodny  list  podpisuje  veduci  ekonomickeho   oddelenia   a 
financna uctaren zaklada jeho kopiu aj s kopiou vratenej  faktury 
ako  sucast  agendy  vratenych  faktur.  Ak  veduci  ekonomickeho 
oddelenia  rozhodne,   ze   fakturu   mozno   napriek   formalnym 
nedostatkom uhradit, urobi o tom zaznam do casti  8  likvidacneho 
listu a dalsie spracovanie faktury prebehne standardnym sposobom.

Ak faktura nema formalne nedostatky:

- prideli fakture evidencne cislo. Jeho struktura je pre  faktury 
hradene z  neinvesticnych  prostriedkov  (v  dalsom  neinvesticne 
faktury) rovna poradovemu cislu neinvesticnej  faktury  v  beznom 
roku a pre faktury hradene z investicnych prostriedkov (v  dalsom 
investicne faktury) rovna poradovemu cislu investicnej faktury  v 
beznom roku, za ktorym  nasleduje  /INV.  Investicne  faktury  od 
neinvesticnych mozno rozlisit podla cisla objednavky, na  zaklade 
ktorej bola  faktura  vystavena  a  ktore  musi  byt  na  fakture 
uvedene.
- zapise neinvesticnu fakturu  do  knihy  doslych  neinvesticnych 
faktur a investicnu fakturu do knihy doslych investicnych faktur
- k fakture prilozi likvidacny list s vyplnenymi udajmi v casti 1 
a postupi ju proti podpisu v odpovedajucej knihe  doslych  faktur 
na prislusny vybavujuci utvar. 

Vybavujuci utvar pripoji k fakture a  likvidacnemu  listu  stvrty 
exemplar objednavky (ak ide o prvu fakturu k danej objednavke; ak 
ide  o  druhu  alebo  dalsiu  fakturu,  uvedie  to  v   casti   8 
likvidacneho listu), vyplni udaje v casti 2 likvidacneho listu  a 
postupi tieto doklady proti podpisu v evidencnom zosite faktur na 
pracovisko spravcu fondu (v dalsom  zodpovedneho  pracovnika),  z 
ktoreho ma byt faktura uhradena.  Moze  to  urobit  priamo  (teda 
zastupca  pracoviska  si  prevezme  doklady   proti   podpisu   v 
evidencnom zosite faktur priamo na vybavujucom pracovisku)  alebo 
cez podatelnu (prevzatie v  tomto  pripade  potvrdi  vybavujucemu 
utvaru podatelna).

Zodpovedny pracovnik svojim podpisom v casti 3 likvidacneho listu 
potvrdi dodavku a spravnost fakturovanych poloziek  z  vecneho  a 
ciselneho  hladiska.  Uvedie  datum  podpisu  a   vrati   doklady 
vybavujucemu utvaru.

Ak  zodpovedny  pracovnik  potrebuje  k   potvrdeniu   spravnosti 
fakturovanych poloziek vyjadrenie inych pracovnikov, poziada ich, 
aby ho uviedli do  casti  8  likvidacneho  listu.

Ak dodavka fakturovanych poloziek nebola este  realizovana,  lebo 
ide  o  platbu  predom,  zodpovedny  pracovnik  skontroluje,   ci 
fakturovane polozky suhlasia s objednanymi, urobi o tom zaznam  v 
casti 8 a vrati doklady vybavujucemu utvaru. Ak  nejde  o  platbu 
predom a dodavka nebola realizovana, informuje o  tom  vybavujuci 
utvar a v zavaznych pripadoch aj tajomnika a v  dalsom  postupuje 
podla ich pokynov.

Ak  sa  pri  kontrole  vecnej  a   ciselnej   spravnosti   zistia 
nezrovnalosti, zodpovedny pracovnik  vyhotovi  o  nich  zaznam  a 
vyznaci tuto skutocnost v casti 3 likvidacneho listu.  Vybavujuci 
utvar v takomto pripade na zaklade  zaznamu  pripravi  sprievodny 
list k vrateniu faktury dodavatelovi  a  predlozi  ho  na  podpis 
tajomnikovi.  Po  podpise  tajomnikom  postupi  vybavujuci  utvar 
fakturu spolu s podpisanym sprievodnym listom, likvidacnym listom 
a zaznamom o nezrovnalostiach financnej uctarni. Stvrty  exemplar 
objednavky  si  ponecha.  Financna  uctaren  vrati   fakturu   so 
sprievodnym listom dodavatelovi, urobi o tom  zaznam  v  casti  8 
likvidacneho listu a likvidacny list, zaznam  o  nezrovnalostiach 
ako aj kopie faktury a sprievodneho listu si uschova  ako  sucast 
agendy vratenych faktur.

Ak sa pri vecnej a ciselnej kontrole potvrdila spravnost faktury, 
vyplni vybavujuci utvar rozpoctove dispozicie v casti 5 a udaje v 
casti 6 a postupi dokumenty na podpis povolujuci  uhradu  faktury 
tajomnikovi.  Tento  vyjadri  svoj  suhlas  podpisom  v  casti  6 
likvidacneho listu (vyplni zaroven  aj  datum  podpisu)  a  vrati 
vsetky doklady vybavujucemu  utvaru,  ktory  ich  po  zaznamenani 
faktury  do  EIS  fakulty  nasledne  postupi  proti   podpisu   v 
evidencnom  zosite  faktur  uctujucemu  utvaru,  t.j.   financnej 
uctarni, ak je faktura hradena z rozpoctovych prostriedkov  resp. 
referatu spoluprace  s  praxou,  ak  je  hradena  z  prostriedkov 
hospodarskej cinnosti.

Ak vybavujuci utvar obdrzal pred odoslanim faktury na  pracovisko 
dodaci list potvrdeny zodpovednym pracovnikom a ak  je  z  tohoto 
dodacieho listu zrejme, ze  faktura  je  z  vecneho  a  ciselneho 
hladiska v sulade s dodavkou, vyznaci tuto skutocnost v  casti  3 
likvidacneho listu a doklady na pracovisko neposiela.

Ak fakturovane polozky podliehaju majetkovej  evidencii,  postupi 
vybavujuci utvar pred odovzdanim dokladov  na  podpis  povolujuci 
uhradu, znovu proti podpisu v evidencnom zosite  faktur,  doklady 
referatu spravy a evidencie majetku, ktory  okrem  odpovedajucich 
zaznamov vo svojej evidencii vyplni cast 4 likvidacneho  listu  a 
vrati doklady vybavujucemu utvaru.

Uctujuci utvar vykona kontrolu uplnosti dokladov, vyznaci v casti 
7 likvidacneho listu datum  prevzatia  dokladov  od  vybavujuceho 
utvaru a uctovne dispozicie a zabezpeci uhradu  faktury.  Ked  sa 
uhrada objavi vo  vypise  z  banky,  urobi  zaznam  o  uhrade  do 
odpovedajucej knihy faktur  a  do  casti  9  likvidacneho  listu. 
Zaroven podla udajov  na  likvidacnom  liste  vydavok  spojeny  s 
fakturou zauctuje.

Ak islo o platbu predom, uctujuci  utvar  zapise  fakturu  aj  do 
knihy neuplne dokladovanych platieb a  vsetky  doklady  sa  proti 
podpisu v tejto knihe vratia  na  vybavujuci  utvar,  ktory  ich, 
znovu proti  podpisu  v  evidencnom  zosite  faktur,  postupi  na 
zodpovedajuce pracovisko.  Tu  zotrvaju  az  do  casu  realizacie 
dodavky. Po tejto realizacii sa postupuje standardnym sposobom  s 
tym rozdielom, ze likvidacny list s dokladmi ide  z  vybavujuceho 
utvaru  priamo  na  uctujuci  utvar,  bez  odovzdania  na  podpis 
tajomnikovi fakulty. Uctujuci utvar doklady zalozi a vyznaci  ich 
uplnost v knihe neuplne dokladovanych platieb.

Obe knihy doslych faktur su ulozene vo financnej uctarni, ale  za 
zaznamy o uhradach faktur z hospodarskej cinnosti  je  zodpovedny 
referat spoluprace s praxou.

Ak financna uctaren  ma  z  niektoreho  z  horeuvedenych  dovodov 
vratit  fakturu  dodavatelovi,  urobi  si  o   tom   poznamku   v 
odpovedajucej   knihe   doslych   faktur.   Vratenie    realizuje 
prostrednictvom podatelne doporucenym listom.

Vsetky utvary, cez ktore  doklady  prechadzaju,  su  povinne  ich 
spracovat bez zdrzovania. V pripade financneho postihu fakulty zo 
strany dodavatela  sposobeneho  neskorym  uhradenim  faktury,  je 
pracovnik, ktory zdrzanie bez vazneho dovodu zapricinil, za skodu 
v zmysle platnych predpisov hmotne zodpovedny. 

Specifika  uhrad  do  zahranicia:  Pri  uhradach  do   zahranicia 
situaciu komplikuje skutocnost, ze presna vyska uhrady  v  Sk  je 
definitivne znama az po jej realizacii, ked  pride  potvrdenie  o 
uhrade  z  penazneho  ustavu.  Okrem  toho  sa  uhrada  realizuje 
prostrednictvom specialnych tlaciv, pricom prostriedky pouzite na 
uhradu musia byt predtym  prevedene  na  zvlastny  ucet.  Z  toho 
vyplyvaju nasledujuce upravy oproti standardnemu postupu:
- kazda uhrada do zahranicia  sa  az  do  prichodu  potvrdenia  o 
uhrade chape ako neuplne dokladovana platba
- pred  postupenim  dokladov  tajomnikovi  na  povolenie  uhrady 
vyplni vybavujuci utvar v zahranicnej  mene  sumu,  ktora  sa  ma 
uhradit, do casti 5 a 6 likvidacneho listu
- uctujuci utvar zaeviduje platbu ako neuplne dokladovanu  a  kym 
nedostane avizo o vykonanej  platbe  do  zahranicia,  ponecha  si 
doklady u seba. Po prichode tohoto aviza zaznaci sumu zaplatenu v 
Sk za danu fakturu do casti 5 likvidacneho listu a vrati  doklady 
vybavujucemu utvaru. Vybavujuci utvar fakturu zaeviduje  do  EIS, 
ak sa jedna o evidovany predmet zahlasi  sumu  v  Sk  na  referat 
spravy a evidencie majetku a v dalsom  postupuje  obdobne  ako  u 
inych neuplne dokladovanych platieb.

Datum poslednej aktualizacie tohto dokumentu: 4.8.95.
Posledna aktualizacia udajov v systeme: 091006-V393.